Tăng Hiệu Suất Trong Việc Mình Làm

🫡 Chào người đa năng!

"Hiệu quả" và "hiệu suất" là hai khái niệm đều diễn tả về kết quả đầu ra, nên thường bị nhầm lẫn, nhưng lại mang ý nghĩa rất khác biệt, đặc biệt trong công việc. Bạn có hay gặp tình huống và tự hỏi: tôi có hai việc, làm việc nào trước đây?. Bạn nên biết và thử với ma trận Eisenhower trước; nếu đã biết: bỏ qua, chưa biết: hỏi AI

✨ Giới thiệu ma trận Eisenhower, mục địch, tác dụng, hoàn cảnh ra đời và ví dụ áp dụng trong công việc của tôi.

Ngoài cách chia chúng theo độ Gấp (Khẩn Cấp, Urgency) và Lớn (Quan Trọng, Important) theo ma trân Eisenhower, thì mình chia sẻ thêm một cách phân loại dựa trên tầm ảnh hưởng của kết quả sau cùng, liệu kết quả sau cùng giúp bạn đạt hiệu quả tới mục tiêu hay nâng cao hiệu suất làm việc:

Làm việc giúp tăng Hiệu Quả trước
Làm việc giúp tăng Hiệu Suất sau

Nhưng nhớ là phải phân loại qua lớp ma trận Eisenhower trước nha.

Hiểu các loại Hiệu

Nói một cách đơn giản:

Hiệu quả (Effectiveness) là làm đúng việc. Nó tập trung vào kết quả cuối cùng.
Hiệu suất (Efficiency) là làm việc đúng cách. Nó tập trung vào cách thức thực hiện và nguồn lực sử dụng. Hãy tự phân tích sâu hơn với cùng với AI nhé.

✨ Hãy giải thích sự khác biệt giữa "hiệu quả" và "hiệu suất", thuật ngữ tiếng Anh tương ứng, so sánh trên các khía cạnh như điểm tập trung, câu hỏi mà mỗi khái niệm đề cập giải quyết, cách đo lường, sự quan tâm của khái niệm và cho ví dụ.

Một công việc có thể rơi vào một trong bốn trường hợp sau:

Vừa hiệu quả, vừa hiệu suất (Lý tưởng): Đạt được đúng mục tiêu với chi phí và thời gian thấp nhất.
Hiệu quả nhưng không hiệu suất (Hao tổn): Đạt được mục tiêu nhưng tốn quá nhiều thời gian, tiền bạc hoặc công sức. (Ví dụ: Dùng dao mổ trâu để giết gà - gà chết nhưng quá lãng phí).
Hiệu suất nhưng không hiệu quả (Lãng phí): Làm một việc rất nhanh, rất rẻ, nhưng việc đó lại không giúp đạt được mục tiêu. (Ví dụ: Sắp xếp lại các chồng tài liệu không còn giá trị một cách cực kỳ nhanh chóng).
Vừa không hiệu quả, vừa không hiệu suất (Phá hoại): Tốn nhiều nguồn lực để làm một việc sai lầm.

Trong quản lý và phát triển bản thân, ưu tiên hàng đầu luôn là hiệu quả, sau đó mới tối ưu hiệu suất. Bởi vì làm một việc vô ích một cách hoàn hảo thì vẫn là vô ích.

Nâng cao Hiệu Suất với triết lí Sống Tối Giản, và phương pháp 5S, PDCA

Khi kết nối triết lý sống Tối giản với các phương pháp quản lý 5S, PDCA mình đạt được một mục tiêu: nâng cao hiệu suất.

Lối sống tối giản, 5S và PDCA đều là những công cụ giúp mình làm việc đúng cách, tức là tối ưu hóa nguồn lực (thời gian, công sức, chi phí) để đạt được kết quả tốt nhất với đầu vào ít nhất.

Hãy cùng xem chúng giúp nâng cao hiệu suất như thế nào nhé.

Lối sống tối giản (Minimalism): Loại bỏ sự thừa thãi để tập trung

Lối sống tối giản không chỉ là có ít đồ đạc, mà là một tư duy chủ động loại bỏ những gì không cần thiết (vật chất, công việc, mối quan hệ, thông tin...) để tập trung vào những gì thực sự quan trọng và mang lại giá trị.

⚙️ Cách nó nâng cao hiệu suất:

Giảm phân tâm, tăng tập trung: Khi không gian làm việc (cả vật lý và kỹ thuật số) gọn gàng, bạn sẽ ít bị xao nhãng hơn. Ít thông báo, ít ứng dụng không cần thiết, ít đồ vật lộn xộn giúp bạn dành toàn bộ năng lượng cho công việc quan trọng.

Tiết kiệm thời gian và năng lượng: Bạn không tốn thời gian để tìm kiếm một cây bút, một file tài liệu, hay một email quan trọng. Bạn cũng không mất năng lượng để ra những quyết định nhỏ nhặt (ví dụ: hôm nay mặc gì, dùng app nào...).

Ra quyết định nhanh hơn: Khi đã loại bỏ những lựa chọn không cần thiết, bạn sẽ ra quyết định nhanh và dứt khoát hơn, giảm thiểu "tê liệt vì phân tích" (analysis paralysis).

🤔 Ví dụ: Một người đa năng áp dụng lối sống tối giản sẽ chỉ cài đặt những công cụ thực sự cần thiết, giữ cho màn hình desktop sạch sẽ, tắt các thông báo không liên quan. Kết quả là sự tập trung sâu được trọn vẹn dành vào công việc (mục tiêu của nó), giảm thời gian tìm kiếm và xử lý lỗi do môi trường làm việc phức tạp gây ra.

Phương pháp 5S: Tổ chức không gian làm việc một cách khoa học

5S là một phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc có nguồn gốc từ Nhật Bản, giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu suất cao, an toàn và sạch sẽ.

Sàng lọc (Seiri): Phân loại và loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi nơi làm việc.
Sắp xếp (Seiton): Tổ chức những thứ còn lại một cách hợp lý, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.
Sạch sẽ (Seiso): Vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ để dễ dàng phát hiện các vấn đề.
Săn sóc (Seiketsu): Chuẩn hóa và duy trì 3S đầu tiên một cách nhất quán.
Sẵn sàng (Shitsuke): Rèn luyện ý thức, tạo thành thói quen tự giác tuân thủ các quy định.

⚙️ Cách nó nâng cao hiệu suất:

Loại bỏ lãng phí thời gian: "Mọi thứ đều có vị trí của nó và nó nằm ở đúng vị trí đó". Bạn không mất thời gian tìm kiếm công cụ, tài liệu.

Tối ưu hóa quy trình: Việc sắp xếp hợp lý giúp các bước công việc diễn ra trôi chảy, giảm các thao tác thừa. Ví dụ, những công cụ hay dùng nhất sẽ được đặt trong tầm tay.

Giảm thiểu sai sót và tai nạn: Một nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp giúp giảm rủi ro tai nạn và dễ dàng phát hiện các bất thường (máy móc hỏng, rò rỉ...). Tăng tinh thần làm việc: Môi trường làm việc gọn gàng, chuyên nghiệp giúp cải thiện tinh thần và kỷ luật của nhân viên.

🤔 Ví dụ: Trong một nhà bếp, áp dụng 5S có nghĩa là: loại bỏ các dụng cụ ít dùng (Sàng lọc), sắp xếp dao, thớt, gia vị ở những nơi thuận tiện nhất (Sắp xếp), lau dọn bếp ngay sau khi nấu (Sạch sẽ), và biến nó thành quy tắc hàng ngày (Săn sóc, Sẵn sàng). Kết quả là việc nấu ăn nhanh hơn, an toàn hơn và ít căng thẳng hơn.

Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act): Cải tiến liên tục

PDCA là một chu trình quản lý 4 bước lặp đi lặp lại để cải tiến liên tục quy trình và sản phẩm.

PDCA	Plan	Do	Check	Act
😐	Lập kế hoạch	Thực hiện	Kiểm tra	Hành động
😉	Tính	Làm	Duyệt	Chỉnh

P: Xác định vấn đề, đặt mục tiêu và lập kế hoạch.
D: Triển khai kế hoạch đã đề ra (thường ở quy mô nhỏ, có kiểm soát).
C: Đo lường, so sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đặt ra, phân tích sự khác biệt.
A: Dựa trên kết quả kiểm tra, nếu thành công thì chuẩn hóa quy trình mới; nếu thất bại thì tìm nguyên nhân và bắt đầu lại chu trình với một kế hoạch mới.

⚙️ Cách nó nâng cao hiệu suất:

Tập trung vào cải tiến: PDCA buộc bạn phải liên tục tìm cách làm mọi việc tốt hơn, nhanh hơn, rẻ hơn. Nó chống lại sự trì trệ "chúng tôi vẫn luôn làm như vậy".

Giảm rủi ro: Bằng cách thử nghiệm ở quy mô nhỏ (Do), bạn có thể phát hiện và sửa lỗi trước khi áp dụng trên diện rộng, tránh lãng phí nguồn lực lớn.

Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Bước "Check" đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện dựa trên dữ liệu và bằng chứng cụ thể, chứ không phải cảm tính. Điều này giúp các cải tiến thực sự mang lại hiệu quả.

Tối ưu hóa quy trình: Qua mỗi vòng lặp, quy trình sẽ được tinh chỉnh để loại bỏ các bước thừa, các điểm nghẽn, từ đó tăng tốc độ và giảm chi phí.

🤔 Ví dụ: 🎶 Bạn muốn xin tăng lương 🎶

Bối cảnh: Bạn cảm thấy mình xứng đáng được tăng lương.

P: Liệt kê các thành tích, chuẩn bị dữ liệu về mức lương thị trường và hẹn gặp quản lý. D: Trình bày các đóng góp và đề xuất mức lương mong muốn trong buổi họp. C: Ghi nhận kết quả: được chấp thuận, bị từ chối, hay cần xem xét thêm. A: Nếu thành công, xác nhận lại qua email. Nếu chưa, hỏi rõ lộ trình và lập kế hoạch cải thiện để thử lại sau 3-6 tháng.

Nếu không đi qua 4 bước này, cuộc họp tăng lương của bạn có thể kết thúc trong im lặng hoặc vô cùng bị xao nhãng, lãng tránh, lạc dắt. 🤯

Sự kết hợp hoàn hảo

Lối sống tối giản tạo ra tư duy và môi trường để bạn tập trung vào những gì cốt lõi. 5S cung cấp phương pháp cụ thể để tổ chức môi trường làm việc đó một cách khoa học. PDCA là công cụ để bạn liên tục cải tiến và tối ưu hóa các quy trình làm việc trong môi trường đó. Khi kết hợp cả ba, bạn không chỉ làm việc trong một không gian gọn gàng (5S), với một tư duy tập trung (Tối giản), mà còn liên tục tìm ra cách làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và ít lãng phí hơn (PDCA). Đây chính là con đường bền vững để nâng cao hiệu suất một cách toàn diện.

Đến đây, bạn có thể hỏi thêm AI để tìm hiểu thêm. 🤚🏻 Ngừng môt nhịp, hãy hỏi, có cần không? Nếu có, PDCA nhũng câu sẽ hỏi, và chuẩn bị thực hành 5S những câu trả lời ha.

Ngoài những câu bạn đang có trong đầu, một số câu bạn có thể hỏi AI đây:

✨ Tôi đang cần tối giản việc mua sắm của mình, dự trên tinh thần của lối sống tối giản, hãy nhắc lại những quy tắc, mẹo tư duy và ứng dụng vào việc mua sắm.

✨ Tôi đang cần tối giản việc giữ gìn và xây dựng những mối quan hệ của mình, dự trên tinh thần của lối sống tối giản, hãy nhắc lại những quy tắc, mẹo tư duy và ứng dụng vào việc việc giữ gìn và xây dựng những mối quan hệ.

✨ Tôi muốn sàng lọc lại đồ đạc, máy tính và các mối quan hệ của mình. Hãy chỉ tôi cách ứng dụng 5S và áp dụng PDCA để làm việc đó. Tập trung phân tích 5S và PDCA cho một việc, trước khi chuyển sang việc tiếp theo.

✨ Deepwork là gì? Cho giải thích, cách chuẩn bị, và cách tiến hành để deep work hiệu quả và hiệu sất cao.

Thực hành nha!

Khi bạn đã làm chủ kỹ thuật này, xin chúc mừng bạn 🎉, bạn có một lối sống đáng giữ gìn, noi theo và truyền lại cho con cháu.