Làm Việc Nhóm Linh Hoạt

Một người đa năng sẽ phù hợp làm việc trong môi trường linh hoạt (agile) vì họ có khả năng thích ứng nhanh, học hỏi liên tục và đóng góp vào nhiều khía cạnh khác nhau của dự án. Môi trường agile đề cao sự linh hoạt, hợp tác và khả năng phản hồi nhanh chóng với thay đổi, vốn là những thế mạnh của người đa năng.

Nguyên tắc và giá trị cốt lõi của Agile

Agile không phải là một phương pháp luận cứng nhắc mà là một tư duy (mindset) được thể hiện qua 4 giá trị cốt lõi và 12 nguyên tắc trong Tuyên ngôn Agile.

4 Giá trị cốt lõi

Nguyên văn như sau

Chúng tôi đang khám phá những cách tốt hơn để phát triển phần mềm bằng cách thực hành cách này và giúp đỡ người khác thực hành nó. Thông qua công việc này, chúng tôi đã đúc kết thành các giá trị:

Con người và tương tác hơn là quy trình và công cụ.

Sản phẩm dùng được hơn là tài liệu toàn diện.

Hợp tác với khách hàng hơn là đàm phán hợp đồng.

Phản hồi với sự thay đổi hơn là bám sát kế hoạch.

Thế đó, dù những điều bên phải có giá trị, chúng tôi đánh giá cao những điều bên trái hơn.

Nếu muốn tìm hiểu thêm, hãy hỏi AI vài câu sau:

✨ Hãy truyền tải lại cho tôi 12 nguyên tắc linh hoạt trong Agile Manifesto

✨ Một nhóm agile lý tưởng thì có khoảng bao nhiêu thành viên? Khi có nhiều nhóm agile làm việc với nhau thì có những mô hình nào phổ biến? Hãy giới thiệu 10 mô hình sắp xếp theo độ phổ biết, mô tả ngắn (mô tả, đặc trưng và loại dự án phù hợp) kèm theo URL đến trang gốc để tham khảo

Là một người đa năng, trong cấu trúc nhóm, bạn đang giữ vai trò gì?

Khi có một mục tiêu chung thật lớn, và nhóm nhiều người sẽ cùng làm, hay đúng hơn là chia nhỏ mục tiêu ra thành các phần nhỏ hơn để mỗi người xử lý một phần, góp vào giá trị chung lẽ dĩ nhiên nhóm sẽ cần tìm cách chia sao cho hợp phù hợp. Phù hợp nghĩa là việc vừa đủ nhỏ để một người có thể làm xong, và đủ rõ ràng để có thể kết hợp lại sau khi phần việc thành công. Ngay lúc này, người đa năng cần tỉnh táo để nhận ra và đóng góp vào tính hợp lý trong trong cách chia việc của nhóm, đơn giản nhất là hiểu rõ khác biệt và kết hợp của: phân công và phân cấp.

Phân công và phân cấp

Phân công: chia công việc, trách nhiệm theo khác biệt chuyên môn, tôi biết làm, còn bạn thì chưa.
Phân cấp: chia công việc, trách nhiệm theo khác biệt năng lực, tôi biết làm và đánh giá được đánh giá được kết quả.

Vậy với một người đa năng, chuyên môn của bạn mạnh chỗ này, kém chỗ kia, thì khi làm chung với người đa năng khác, hệ thống phân quyền, phân cấp truyền thống (vốn áp dụng cho người đơn năng) sẽ bất cập, bất công ngay.

Với người đa năng, tạm thời việc phân công không còn là vấn đề. Hãy nói về phân cấp giữa chúng ta, những người đa năng.

Trước hết, bạn hãy ngẫm nghĩ về bảng sau để phân biệt khái niệm về các vai trò thường sử dụng trong không gian và ngữ cảnh phân cấp truyền thống.

Ngữ cảnh, không gian	Vai trò lớn	Vai trò nhỏ	Vai trò không có liên hệ
Học tập, huấn luyện	Giáo viên, huấn luyện viên, giảng viên	Học sinh, thực tập sinh, sinh viên	Người ngoài
Dẫn đường / Dẫn dắt (leading)	Người lãnh đạo (leader)	Người đi theo (follower)	Người khác đường / lối (the others)
Quan hệ gia đình / nhóm (relationship)	Thành viên (member)	Thành viên (member)	Người lạ (stranger, guest)
Vận hành công việc (operating)	Quản lý (manager)	Công nhân (worker)	Người xem (the observer, guest, ...)
Điều khiển công việc (commanding)	Ông chủ (boss, teller)	Người làm (doer)	Người ngoài (the others)
Chỉ báo, làm mẫu (signaling, sampling)	Đội trưởng (captain)	Đội viên (player, soilder, )	Người ngoài cuộc (the others)
... và nhiều ngữ cảnh khác	... và nhiều cách gọi vai trò lớn	... cùng nhiều cách gọi vai trò nhỏ	...
Đi đường cùng nhau	Người đồng hành	Người đồng hành	Người ngoài (the others)

Bạn có thể từ từ sử dụng AI hoặc tự nghiên cứu để tìm ra sự khác biệt (phân biệt) giữa bất kỳ hai khái niệm nào. Chậm thôi nha!

Trong đời sống công việc, mình cảm thấy những khái niệm trên đang bị sử dụng chồng chéo, dẫn tới sự nhồi nhét trách nhiệm, hoặc cảm giác bất nhất trong suy nghĩ lúc làm việc ra quyết định, cho phản hồi giữa hai con người khác vai trò. Ví dụ, một quản lý nói rằng: 'Các bạn leader phải chú ý performance và skill của các member của mình hơn nữa'. Trong câu một câu như vầy, có hai ngữ cảnh: dẫn dắt (khi dùng từ leader) và mối quan hệ (khi dùng từ member), một câu góp ý nhắc nhở như vầy sẽ gợi lên vài suy nghĩ:

Nếu tôi là leader, thì những người đi theo tôi phải chủ động tìm gặp tôi; như vậy họ phải chú ý đến tôi, hoặc chủ động tìm tôi, chứ không phải tôi chú ý đến họ!!
Nếu tôi là member, thì họ cũng là member mà, đây phải stranger đâu; cả hai cần chú ý nhau hoặc không; tôi có cần phải làm người chủ động trước?
Nếu tôi có trách nhiệm phải chú ý người khác, thì tôi và họ đang trong ngữ cảnh gì? Điều khiển, chỉ báo, vận hành, học tập ..., hay tất cả? Nhưng tôi đang nhận làm leader cơ mà 🤯

Hãy hỏi AI câu sau

✨ Nếu follower là người đi sau, leader là người đi trước, thì người đồng hành tiếng anh là gì? Hãy tạo bảng so sánh ba khái niệm đó trên các mục: vai trò, vị trí tương quan, mối quan hệ chính, động cơ hành động, cảm xúc tạo ra. Hãy cho thêm thông tin, diễn giải và ví dụ.

✨ Giúp tôi phân biệt thúc đẩy và thúc ép. Nếu không thể thúc đẩy một người, tôi có nên thúc ép họ không? Nếu không thúc ép, thì tôi nên làm gì với họ?

Đa năng nhưng vẫn cần phân công

Tình huống xấu nhất trong một nhóm người đa năng, cùng nhau làm việc sau một khoảng thời gian là: 🅰️ Tất cả mọi người, làm tất cả mọi việc. Nó tệ hơn tình huống: 🅱️ Một người chỉ làm một việc, và thiếu người làm một việc nào đó.

Trong tình huống 🅱️, nhóm đa năng đã mất tính đa năng vì lý do gì đó, và trở thành nhóm đơn năng, để duy trì mục tiêu dự án, nhóm đơn năng đơn giản là tuyển thêm người mới lắp vào.

Trong tình huống 🅰️, nhóm đa năng đang rối loạn, mọi việc vẫn đang tiến hành, không cần người mới, nhưng sự rối loại khiến cả dự án chậm chạm, bế tắt hoặc bị giằng xé giữa nhiều hướng đi, nhiều nhóm đủ năng lực nhưng không đủ sức lực. Và nếu tệ hơn là các nhóm cạnh tranh nhau.

Do đó, để duy trì sự hài hòa 🆎 trong nhóm đa năng, cần thiết tồn tại một sự phân công, nhưng không quá chi li kiềm hãm. Sự phân công này cần thiết lập theo năng lực các cá nhân trong nhóm, sức lực các cá nhân trong nhóm và cũng linh hoạt thay đổi (nhưng không quá thường xuyên) theo sự phát triển của nhóm. Từ đây, các mô hình phân công mới ra đời, và nổi tiếng nhất trong thập niên 2000-2030 là Scrum trong giới làm phần mềm.

Học với AI bằng 2 câu sau:

✨ Giới thiệu về Scrum, làm rõ các vai trò, nhưng ngắn gọn trong các sự kiện, giá trị Scrum. Để lại đường dẫn đến Scrum Guide. Đồng thời, liệt kê thành bảng các mô hình agile khác Scrum với tên mô hình và các vai trò trong mô hình đó.

✨ Nhìn lại năm nay, so sánh vai trò của Scrum Master (scrum.org) và Project Manager (pmi.org) để thấy điểu khác biệt và cách hai vai trò này làm việc hợp tác, xung đột và ranh giới của nhau. Và liệu một cá nhân có thể đảm nhiệm hai vai trò này như thế nào? Hãy cho tôi đặc điểm năng lực và tư duy của một người như thế trên các khía cạnh như trọng tâm, phong cách lãnh đạo, đo lường thành công, những nhân tính, tính cách phù hợp để bắt đầu huấn luyện một người trở thành người như thế.

Làm việc nhóm, hợp tác tốt, quy trình sẽ tự xuất hiện

Trong khoa học và giáo dục về quản lý, từ các công ty, trường học, học giả, có rất nhiều quy trình được đưa ra. Trong đó khi nghe tên một quy trình X nào đó, bạn sẽ có thể tìm hiểu bằng 4 câu hỏi sau:

Quy trình X xuất hiện khi nào? Nó sinh ra để giải quyết vấn đề gì vào thời đại đó?
Cần nhưng con người sẽ đóng các vai trò trong quy trình? và trách nhiệm của vai trò đó? đồng thời năng lực tối thiểu cần có đảm nhiệm trọn vẹn vai trò đó?
Các công việc gắn với từng vai trò trong quy trình?
Những sự kiện, hành động, sản phẩm, công cụ bắt buộc phải có để tuân thủ quy trình?

Bạn có thể lấy một cái tên quy trình và hỏi AI để tìm hiểu ✋ Và hãy nhớ rằng, mỗi nhóm có đặc tính riêng, do đó, nhóm nên có quy trình làm việc riêng, cải tiến nó liên tục.

Nếu một nhóm chưa có quy trình, hoặc tự tuyên bố đang áp dụng một quy trình mà ... một thành viên trong nhóm học được, đang truyền thụ lại cho cả nhóm, thì 🧠 hãy hiểu rằng, những lý tưởng mong đợi khi áp dụng quy trình đang được 'bắt chước' sẽ không hoàn toàn đạt được. Tốt nhất, nhóm nên hợp tác tốt trước đã, sau đó kiểm điểm lại thành công, thất bại đã qua đúng kết thành quy trình làm việc riêng, tự hào đặt tên quy trình đó một cái tên thật đáng tự hào để cùng nhau tôn trọng vài cải thiện, chia sẻ cho người đến sau.

💡 Nếu bạn tham gia vào một nhóm lớn, đã có quy trình, hãy tôn trọng, tuân thủ, học tập nó, học cả những khuyết điểm của nó. Nếu bạn muốn thay đổi nó ⚠️ hãy tìm đúng người và thời điểm thích hợp để khơi chuyện và bắt đầu, vì cách làm việc cần được tất cả mọi người hiểu và tôn trọng trước khi áp dụng.

Tư duy linh hoạt không giới hạn trong ngành kỹ thuật

Tư duy linh hoạt không chỉ giới hạn trong phát triển phần mềm. Nó ngày càng được áp dụng trong các lĩnh vực khác để tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng với thị trường.

Hãy hỏi AI câu sau:

✨ Hãy diễn giải và cho ví dụ về tư duy linh hoạt (agile) trong các lĩnh vực như bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản trị công ty, kế toán, nhân sự.

Mình liệt kê dưới đây hai thu nhặt cho bán hàng và quản trị kinh doanh. Đồng thời, mình khuyên các bạn hãy chill (khi có thời gian) với quyển sách "Tái tạo tổ chức (Reinvent Organization)" 📘.

Bán hàng linh hoạt (Agile Sales)

Tư duy: Thay vì theo một kịch bản bán hàng cứng nhắc, đội ngũ bán hàng làm việc theo các chu kỳ ngắn (sprints), liên tục thử nghiệm các cách tiếp cận khách hàng khác nhau.
Hợp tác: Các cuộc họp "stand-up" hàng ngày giúp đội ngũ chia sẻ tiến độ, khó khăn và học hỏi lẫn nhau.
Phản hồi: Dữ liệu về các cuộc gọi, email, và phản hồi của khách hàng được thu thập và phân tích liên tục để cải tiến quy trình.

Quản trị kinh doanh linh hoạt (Agile Business Administration)

Chiến lược: Thay vì lập kế hoạch 5 năm, các công ty đặt ra các mục tiêu lớn nhưng thực thi theo từng quý hoặc tháng, cho phép điều chỉnh chiến lược dựa trên kết quả thực tế.
Cơ cấu tổ chức: Chuyển từ cấu trúc phân cấp sang các nhóm đa chức năng, tự chủ, tập trung vào việc giải quyết các vấn đề cụ thể của khách hàng hoặc thị trường.
Văn hóa: Khuyến khích văn hóa thử nghiệm, chấp nhận thất bại và học hỏi nhanh để thúc đẩy sự đổi mới.